Понятие «информация» в настоящее время стали применять к любому потоку цифр, слов и предложений. В результате самые совершенные базы данных буквально засорены лишними или повторяющимися данными.
Для руководителей понятие «информация» имеет очень важное значение для результативной работы с людьми и документами.
Все коммуникации и организации основаны на получении, обработке, передаче и хранении данных. Данные — это сообщения, результаты мыслительной деятельности, сведения любого происхождения, вида и назначения.
Информация — это данные, несущие в себе новизну и полезность для работника, принимающего решение. Информация — это часть данных.
Информационная система управления (ИСУ) включает:
- технические средства управления (ЭВМ, телефон, факс и др.);
- техническое обеспечение рабочего места (мебель, сейфы и др.);
- профессионализм работников аппарата управления и работников сферы производства;
- общую культуру управленческих отношений;
- систему документооборота;
- информацию.
Уровни развития составляющих ИСУ должны соответствовать друг другу, при этом система играет активизирующую роль, а при большой несогласованности — тормозящую. Так, при преимущественно ручной обработке информации (печать на обычных машинках, вычисления на калькуляторах, архивирование в папках) следует использовать простые системы передачи информации, приглашать специалистов со средним уровнем образования в области информатики.
Если соответствие будет нарушено, то ИСУ саморазрушается и начинаются трудности, доходящие до отторжения информации.
Система документооборота также играет существенную роль в функционировании информационной среды, которая должна обеспечивать:
ПОЛУЧЕНИЕ НУЖНОЙ ИНФОРМАЦИИ ДЛЯ НУЖНОГО ЧЕЛОВЕКА В НУЖНОЕ ВРЕМЯ.
Рано пришедшая информация может затеряться в текучке дел, а поздно пришедшая уже не имеет потребительной стоимости.
Кто конкретно должен заниматься вопросами управления механизмом документооборота? Мы полагаем, что им должен быть специалист по организации управления, знакомый с основами информатики, а не специалист по информатике, знакомый с элементами теории организации управления (как это часто и бывает).
Работа с документами без подписей и печатей, высокий престиж делового слова — характеризует высокий уровень управленческих отношений. Особое значение в этом процессе имеют параметры информации, которую можно поделить на два класса:
- объективную, овеществленную в товаре;
- субъективную, отраженную, организованную людьми.
К объективной относится информация, полученная от товара как потребительной стоимости.
Основную долю составляет класс субъективной информации. Соотношение субъективного и объективного в отраженной информации зависит от многих факторов, в том числе от уровня профессиональной подготовки и культуры человека, потребностей и интересов, сложности процесса и времени на управление, уровня и технических средств управления.
Таким образом, хотя сам источник информации носит объективный характер, но информация о нем субъективна, так как при отражении происходит прием, преобразование и передача ее человеком, который может и сам организовать информацию (составление инструкций, приказов, распоряжений и т. д.). В данном случае субъективность информации заложена в самом начале.
Субъективность информации нельзя отождествлять с ошибочной, недостоверной — это разные категории. Субъективная информация может иметь высокий уровень объективности, достоверности.
Понятие «информация» имеет смысл лишь тогда, когда есть источник (информатор) и получатель (информант). Человек может одновременно быть информатором и информантом. Так, осуществляя управленческое воздействие на объект управления, руководитель получает информацию о ходе воздействия и результатах деятельности объекта управления (обратная информационная связь).
Задача субъекта управления заключается в следующем:
- отделить ценную информацию от «шумов»;
- выделить из информации наиболее важную часть, позволяющую анализировать текущее состояние системы и выработать правильное решение.
Обычно в управлении выделяют следующие характеристики информации: объем, достоверность, ценность, насыщенность и открытость.
Рассмотрим подход к этим характеристикам.
Объем информации должен рассматриваться с двух сторон: объем символьной и воспринимаемой информации.
Объем символьной информации определяется количеством букв, знаков, символов и обычно выражается в символах или байтах (например, в документе имеется 900 символов).
Объем воспринимаемой информации характеризует полноту информации о каком-либо объекте для принятия обоснованного решения. Он зависит от символьного объема, формы представления (текст, графика, формулы, звук), временного интервала на ее обработку, сложности информации или ее обработки, индивидуальных характеристик информанта, текущего состояния объекта управления (актуальность, изменение состояния объекта).
При проведении беседы, совещания, инструктажа или других подобных мероприятий не все их участники однозначно воспринимают информацию, а некоторые понимают ее наоборот. Кроме того, одни участники могут полно пересказать содержание совещаний, а другие — лишь отдельные фрагменты.
Объем воспринимаемой информации имеет три уровня:
- информационная избыточность;
- требуемый уровень;
- недостаток информации (информационный голод).
Информационная избыточность об объекте управления повышает качество решения, однако увеличивает время на принятие решения и повышает стоимость информации. Для принятия важных решений иногда требуется дублирование информации, т. е. создание информационной избыточности.
Недостаток информации затрудняет выработку правильного решения, увеличивает степень риска, требует современных экономико-математических методов для повышения вероятности правильного решения.
Недостаток информации часто возникает искусственно из-за монополизации различных сведений.
Монополизация проявляется в двух направлениях:
- засекречивании (обоснованном или необоснованном) части необходимых сведений;
- стремлении отдельных лиц или организаций монопольно обладать информацией для повышения их социального и материального статуса.
Выход из этого состояния должен быть в демократизации информационных процессов, т. е. в обеспечении всем заинтересованным лицам широкого доступа к интересующей информации через различные каналы.
Требуемый уровень информации — величина субъективная. Его следует подстраивать под конкретного человека, т. е. технология должна учитывать индивидуальность человека. Концепция АРМ хорошо реализует данный принцип.
Достоверность информации — это процесс реальных сведений в общем объеме информации (в дальнейшем под объемом информации будем понимать объем воспринимаемой информации).
Достоверность имеет три уровня: абсолютный (100%), доверительный (более 80%), негативный (менее 80%).
Достоверность во многом зависит от методики документооборота. Чем меньше людей принимают участие в сборе, передаче и обработке информации, тем выше ее достоверность. Об одном и том же событии можно получить разную информацию в зависимости от методики ее сбора и обработки. Достоверность зависит от времени прохождения информации. Даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к информанту слишком поздно, может стать ложной, например, информация о курсах акций на бирже.
Ценность информации характеризуется снижением уровня затрат ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие правильного решения. Ценность информации имеет четыре уровня: нулевой, средний (сокращение уровня затрат или повышение прибыли более чем на 10%), высокий (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза), сверхвысокий (сокращение уровня затрат более чем в 10 раз).
Ценность характеризует информацию как товар, имеющий потребительную стоимость. Высокую ценность представляют имитационные модели предприятий, позволяющие руководителю правильно предусмотреть возможные последствия при различных вариантах решения. Консультационные центры по управлению оказывают информационные услуги среднего уровня ценности.
Средний и высокий уровень ценности информации, полученной организацией или созданной ею, создает реальные условия для увеличения прибыли. Ценная информация — это весьма ликвидный товар.
Нулевую ценность имеет информация, повторяющая известные характеристики объекта управления или представляющая ненужные характеристики для принятия решения.
Насыщенность информации — это соотношение полезной и фоновой информации. Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной (профессиональной) информации за счет:
- улучшения настроения;
- поднятия эмоционального уровня;
- предварительной настройки внимания на заданную тему.
Фоновая информация может включать: шутки, анекдоты, материальное и моральное стимулирование, предупреждение о предстоящей информации, вспомогательную и вводную информацию.
Если фоновой информации нет, то полезная оценивается человеком как «сухая» и плохо воспринимается. При обилии фоновой информации можно пропустить или только частично воспринять объем полезной информации. В таких случаях говорят, что в сообщении, докладе, распоряжении много «воды».
Насыщенность имеет три уровня: высокий (80-100%), нормативный (50-80%), низкий (менее 50%).
Выработка наилучшего соотношения полезной и фоновой информации пока еще относится к искусству управления.
Современной тенденцией информационного обеспечения процесса управления является увеличение насыщенности информации (наличие большого количества текста, таблиц и цифр).
Нормативный (средний) уровень насыщенности информации как наиболее эффективный должен формиоваться руководителем или специалистом после составления тезисов или полного текста любого доклада или распоряжения путем добавления в текст фоновой информации.
Открытость информации — это возможность предоставления ее различным контингентам людей. Существуют три уровня открытости:
- секретная — отражает глобальные потребности общества и имеет ограничения на использование (например, информация об обороне страны);
- конфиденциальная (для служебного пользования) — отражает интересы
общества, потребности группы или коллектива людей. Имеет ограничения на
использование. К конфиденциальной относится информация с высоким уровнем
ценности (сокращение уровня затрат более чем в 2 раза) и сведения о потенциале
предприятия (кадровом, технологическом, научном и т. п.).
Например:
инвестиционные программы и планы инвестиций;
имущественное положение предприятия;
методы изучения рынка сбыта и продаж;
сведения о партнерах и клиентах;
способ производства продукции и структура цены;
условия сделок и контрактов; - публичная (открытая) — отражает интересы общества, потребности и интересы людей. Не имеет ограничений на использование.
Так, на предприятии, не связанном с государственными военными заказами, не должно быть секретной информации.
Согласно Гражданскому кодексу Российской Федерации (ст. 139), действующему с 1 января 1995 г., «лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки».
Информация — это интеллектуальная собственность, товар, сведения. «Кто владеет информацией — тот владеет миром», — писал У. Черчилль. Утеря и хищение информации на американских и западноевропейских фирмах составляет сотни миллионов долларов упущенной прибыли ежегодно.
Информация — основное условие конкурентной способности организации. Бизнесменов интересует информация о физических и юридических лицах, передовой технологии, экономической и финансовой ситуации.
Информация, в отличие от классического товара, при передаче ее другому лицу остается и у продавца. Получение информации может идти законным (легитимным) или криминальным путем.
Способы получения информации:
- от сотрудников: контакты, подкупы, угрозы;
- за счет использования технических средств;
- кража.
Способы защиты информации:
- защита офисов и персонала (охрана);
- подбор или воспитание лояльных сотрудников (лояльность — корректное, благожелательное отношение к чему-либо);
- создание системы защиты документооборота.
Технические средства получения и зашиты информации: устройства акустического съема информации («жучки»);
- устройства съема информации с телефонной линии;
- выносные микрофоны и переходники;
- приемные устройства для микропередатчиков;
- устройства зашиты от прослушивания и обнаружители «жучков»;
- диктофоны и радиостанции;
- системы видеонаблюдения.
Так, высокочастотные малогабаритные микрофоны РМ-470 («жучки») имеют рабочую частоту передачи 470 МГц, дальность передачи 200 м, оснащены внутренней или внешней антенной. Жучки выполняются и камуфлируются в виде действующего калькулятора, зажигалки, диска, мусорного ведра, представительской папки, шариковой ручки, телефонной трубки и т. д.
Для противодействия жучкам в телефонную трубку помешают накладки — «скремблеры», которые на частоте работы «жучков» создают сильные помехи. Скремблеры не мешают обычному разговору на звуковой частоте.
