Развитие экономической, технической и социальной сфер вызывает необходимость ускорения информационных процессов. Это приводит к компьютеризации управления. Во многих развитых странах наступила эпоха «золотых воротничков», т. е. эпоха служащих, оснащенных современными техническими средствами управления и обработки информации на базе персональных компьютеров и современного программного обеспечения. Это оказывает влияние на такие традиционные категории управления, как характер, содержание и формы управленческого труда (УТ).
Деятельность современного менеджера немыслима без использования современных организационно-технических средств и информационных технологий при подготовке, принятии и исполнении решений.
Независимо от вида деятельности современного руководителя или специалиста в области менеджмента существуют общая канва их построения и использования, законы и закономерности, функции и методы, организационные формы.
На рис. 1 приведена основная типология и реализация информационных систем управления (ИСУ).
Информационная система управления (ИСУ) включает: технические средства управления (ЭВМ, телефон, факс и др.); техническое обеспечение рабочего места (мебель, сейфы и др.); профессионализм работников аппарата управления и работников сферы производства; общую культуру управленческих отношений; систему документооборота; информацию.
- Характеристики информации
- Информатизация управленческой деятельности
- Управленческий труда (УТ) в условиях компьютеризации
 |
Рис. 1. Основная типология и реализация ИСУ |
Успех информационных систем управления обеспечивается большим объемом типовых процедур при обработке информации (А), принятии решений (Б) и использовании системы автоматизированных рабочих мест (В).
А. Информация поступает на все уровни управления, где ее обрабатывают и пересылают следующему информанту. Работа с информацией состоит из технических, логических операций и творческой деятельности.
Технические операции включают типовые расчеты: составление справок; прием, регистрацию, подготовку и выпуск документов; контроль исполнения; прием и передачу оперативных сообщений; планирование рабочего времени и мероприятий. Они характеризуются большой частотой повторения и простыми алгоритмами действий. Для их выполнения требуется средний уровень знаний. Такие операции иногда называют «рутинными».
Логические операции включают альтернативные расчеты по разработанному алгоритму или выбор решений по имеющимся вариантам. Например, составление документации по материально-техническому снабжению, разработка бизнес-плана. Для их выполнения требуются специальные знания и определенный опыт работы.
Творческая деятельность включает действия, основанные на принятии нестандартных решений или решений при недостатке информации. Эта деятельность предполагает обоснованный риск со стороны работника. Ей присущи анализ и синтез, расчеты и прогнозы, абстрагирование и конкретизация, индукция и дедукция.
В табл. 1 приведены примерные затраты времени на информационные операции среди различных категорий аппарата управления.
Таблица 1. Затраты времени
|
Категория аппарата управления |
Информационные операции | ||
|
технические |
логические |
творческие | |
|
Руководители: |
|
|
|
|
среднего звена |
25 |
50 |
25 |
|
низового звена |
70 |
25 |
5 |
|
Специалисты |
20 |
50 |
30 |
|
Технические исполнители |
65 |
13 |
2 |
Большая доля этих затрат приходится на технические и логические операции, особенно у руководителей низового уровня и технических исполнителей. Эти операции в большинстве своем могут с успехом выполняться с помощью средств организационной и вычислительной техники.
Б. Подавляющее большинство отклонений в работе организаций являются штатными, т. е. повторяющимися с известным набором решений по их устранению. Внештатные отклонения обычно возникают на базе штатных, и поэтому набор решений по их устранению может быть получен путем корреляции штатных методов решений с помощью информационной системы.
Это достигается с помощью создания базы данных и базы знаний в интересующей области деятельности.
База данных содержит постоянно пополняемый архив следующей структуры:
ЦЕЛЬ - СИТУАЦИЯ - ПРОБЛЕМА -РЕШЕНИЕ - ПОБОЧНЫЕ ЭФФЕКТЫ.
Таким образом, задача руководителя или референта заключается в нахождении аналогичных данных, анализе их на предмет возможности использования в новой обстановке.
База знаний содержит пакеты прикладных программ для анализа, предварительной оценки и сопоставления решенных и новых задач, поставленных перед специалистом.
Таким образом, связка базы данных с базой знаний весьма перспективна для подготовки вариантов правильных решений. Задача руководителя заключается в том, чтобы выбрать из набора правильных решений лучшее.
Например, в службе по обработке писем, поступающих на имя президента Франции, работает 90 человек, оснащенных современными компьютерами. На 200 типовых запросов, жалоб, просьб компьютер сам дает ответ, который включает либо совет, либо конкретное решение с указанием срока выполнения и конкретного исполнителя. При этом информация передается по необходимым адресам для исполнения и контроля. Сходные и нетиповые запросы поступают для ответа специалистам. После накопления достаточного количества ответов и результатов их выполнения сходные и нетиповые запросы переходят в разряд типовых и обрабатываются автоматически.
В. Автоматизированное рабочее место (АРМ) представляет собой совокупность технических, программных, математических и информационных средств для существенного повышения эффективности всех процессов обработки информации и принятия решения человеком.
Разработаны АРМ для администратора, экономиста, финансиста, диспетчера, юриста, инспектора, инженера, технолога, конструктора и т.д. На базе этих функциональных АРМ создаются наборы для менеджеров различного уровня и отраслей народного хозяйства.
Для обеспечения целостности системы управления и производства для организации создают совокупность совместимых АРМ (САРМ), которая включает:
- АРМ, АСУ, САПР и другие аналогичные системы;
сети связи; - обеспечивающие средства (технические, программные и информационные).
САРМ исключает промежуточные звенья при вводе, передаче, приеме информации. При этом существенно повышается достоверность и ценность информации.
В рамках программного обеспечения революционное влияние оказывает новая идеология построения АРМ — идеология multimedia (многообразие одновременно предоставляемой информации). Мультимедия основана на цифровой обработке аналогового видеосигнала.
Одно из самых распространенных применений этой системы — это презентации. Использование динамических изображений значительно привлекательнее статичных слайдов.
Основу этой технологии составляют эффективные методы получения (создания), обработки и передачи информации.
