Функции управления

В общем виде функция — совокупность действий, относительно однородных по некоторому признаку, направленных на достижение частной цели и подчиненных обшей цели управления.

К. Маркс назвал функцию услугой. «Услуга есть не что иное, как полезное действие той или иной потребительной стоимости — товара ли, труда ли» (Маркс К., Энгельс Ф. Соч. 2-е изд. Т. 23, с. 203-204).

Полезность, необходимость функции должна быть критерием для ее дальнейшего анализа.

Функции, выполняемые в организации, можно разделить на три большие группы:

• производственные функции;
• функции управления производственными функциями;
• функции управления управленческой деятельностью (рис. 28).

Рис. 28. Взаимодействие функций в организации

К производственным относятся функции основного, вспомогательного и обслуживающего производства товаров, услуг, информации или знаний. Например, производство токарных станков модели 1М62, производство станин для вертикальных сверлильных автоматов, ведение бухгалтерского учета, делопроизводство по внешнеэкономической деятельности и др.

К функциям управления относятся функции по планированию, прогнозированию, организации, координации, стимулированию и контролю деятельности работников, занятых в основном, вспомогательном и обслуживающем производстве, например, управление производством, управление персоналом, управление инновационной деятельностью, управление внешнеэкономической деятельностью, управление бухгалтерским учетом и др.

К функциям управления управленческой деятельностью относятся: стратегическое управление, аудит системы управления и консультационная деятельность. Особое внимание уделяется стратегическому управлению, которое образно сравнивается с зонтиком, под которым укрываются все функции управления.

Производственные функции выполняют рабочие, техники, инженеры, секретари, референты, конструкторы, технологи, инспекторы, бухгалтеры и др., которых мы в дальнейшем будем называть специалистами.

Функции управления производственными функциями выполняют мастера участков, бригадиры, руководители групп или проектов, другие работники, имеющие в своем подчинении специалистов, действия которых они направляют своими решениями. Этих работников мы в дальнейшем будем называть менеджерами.

Функции управления управленческой деятельностью выполняют работники, имеющие в своем распоряжении менеджеров и направляющие их деятельность в соответствии с целями и миссией организации. Таких работников мы в дальнейшем будем называть руководителями.

В реальной действительности руководители, менеджеры выполняют функции, входящие в разные группы (табл. 4).

Таблица 4. Распределение функций среди работников организации

В крупных организациях руководители могут выполнять функции только из одной группы (управление управленческой деятельностью), а в малых — из двух или даже из трех групп. Символ «?» в таблице показывает на возможность как наличия, так и отсутствия функций соответствующей группы в деятельности руководителя.

Производственные функции рассматриваются в дисциплине, называемой «менеджмент операций», в ней рассматриваются международные стандарты качества (ISO) на составляющие функцию операции, например, стандарт 9000 — «Система обеспечения качества» и др.

В системе управления организациями нас интересуют две группы функций: функции управления производством и функции управления управленческой деятельностью, которые в дальнейшем мы будем именовать как функции управления.

Функции управления реализуются набором процедур управленческой деятельности, осуществляемых субъектом управления. Так, для выполнения функций управления необходимо:

• получить задание или ею сформулировать;
• провести информационную работу:
• подготовить варианты решений;
• принять, согласовать и утвердить решение;
• организовать и контролировать его выполнение;
•  сдать выполненную работу заказчику или использовать ее в своей организации.

Приведенная совокупность процедур находится во взаимосвязи. Каждая процедура должна включать набор операций, например, подготовка решения включает операции по созданию и эксплуатации баз данных и баз знаний, проведение совещаний и т. д.

Таким образом, образуется следующая иерархия:

конкретные функции управления;
  общие функции управления;
    типовые процедуры;
      набор операций.

Отсутствие каких-либо процедур или операций может привести к низкой эффективности выполнения функций или к их невыполнению. Так, без проведения информационной работы (оценки ситуации, получения и обработки достоверной информации) дальнейшая работа будет затруднена.

Каждая функция, процедура и операция имеют три главных параметра: трудоемкость, сложность и стоимость. Трудоемкость определяется в часах.

Сложность имеет три уровня: низкий, средний и высокий. Уровень определяется характером выполняемых операций. Низкий уровень сложности характеризуется преобладанием технических операций. Средний уровень характеризуется преобладанием логических операций. Высокий уровень сложности характеризуется преобладанием творческой деятельности, включающий действия, основанные на принятии нестандартных решений.

При расчетах рассматривается и нулевой уровень сложности, характеризуемый отсутствием правил, инструкций и документационного сопровождения их выполнения. Таким образом, мы можем ввести численный эквивалент уровня сложности функции: высокий — 3, средний — 2, низкий — 1, нулевой — 0.

Стоимость определяется на основании калькуляции всех видов операций, составляющих КФУ.

Как известно, каждая конкретная функция управления (КФУ) представляется как набор обших функций, основные из которых: планирование (П), организация (О), активизация (А) и контроль (К).

Взаимосвязь выражается следующими соотношениями:

Т_кфу = Тп + То + Та + Тк;
С_кфу= (Сп + Со + Са + Ск)/4,

где Тп, То, Та, Тк — трудоемкости, а Сп, Со, Са, Ск — уровень сложности общих функций управления: планирования, организации, активизации и контроля.

Для анализа общих функций управления, составляющих КФУ, рассмотрим набор процедур. Состав этого набора, судя по публикациям, имеет много общего. В табл. 5 приведены наиболее характерные наборы.

Таблица 5. Варианты наборов процедур 

В плане создания механизма взаимодействия процедур разных функций удобно воспользоваться набором процедур, приведенных в варианте 3.

Взаимосвязь между трудоемкостью (Тоф) и уровнем сложности (Соф) общей функцией и процедурами будет выражаться следующим соотношением:

Тоф = Тпо + Тсо + Тпр + Тут + Тор;
Соф = (Спо + Ссо + Спр + Сут + Сор)/5,

где Тпо, Тсо. Тпр, Тут, Тор, Спо, Ссо, Спр, Сут, Сор — трудоемкости и уровни сложности соответствующих процедур: подготовка, согласование, принятие решения, утверждение и организация выполнения.

Нормы управляемости-подчиненности — это число работников, подчиненных одному линейному руководителю, при котором трудоемкость выполняемых руководителем функций приближалась к Тнорм (8 часов в день, 40 часов в неделю и т.д.), а эффективность управленческого труда удовлетворяла требованиям организации.

Характерная особенность управленческого труда заключается в том, что современные руководители часто выступают одновременно в качестве специалистов (инженеров, конструкторов, технологов и др.) и в качестве менеджеров по управлению соответствующими подразделениями организаций, например, директор аудиторской фирмы кроме функций по управлению деятельности руководителей подразделений может выполнять и отдельные управленческие и производственные функции главного бухгалтера, в том числе связанные с оптимизацией налогооблагаемой базы и т. д.

В результате этого при построении ОСУ и определении численного состава работников аппарата управления необходимо вводить корректировочные коэффициенты (Кз) на общую занятость работников аппарата управления. Ориентировочные удельные затраты рабочего времени руководителя приведены в табл. 6.

Таблица 6. Удельные затраты рабочего времени руководителя, % 

Таким образом, например, при расчете численности руководителей среднего звена и аппарата его управления на трудоемкости управленческих функций необходимо вводить коэффициент, учитывающий 30%-ную загрузку в качестве специалиста.

Существенное влияние на построение ОСУ оказывает используемая или проектируемая к использованию управленческая технология.

На решение задачи построения структуры аппарата управления существенное влияние также оказывают следующие характеристики функций: актуальность, совместимость, насыщенность и гибкость.

Актуальность функции определяется значительностью, современностью и важностью ее выполнения. Этот параметр влияет на состав аппарата управления.

Выделяют три уровня актуальности: высокий, средний и низкий.

Каждому уровню ставится в соответствие коэффициент актуальности Ка. Так, высокая степень актуальности функции может потребовать расширения аппарата управления из-за необходимости дублирования отдельных процедур или операций, а низкая — сокращения работников, занятых ее реализацией.

Насыщенность функции (НФ) определяется отношением ее нормативной трудоемкости (Тн) к реальной (Тр).

НФ = (Тн/Тр)х 100%.

Данное соотношение будет справедливо как для обших и конкретных функций управления, так и для процедур и операций.

Насыщенность может меняться от 50 до 200%. В зависимости от существующего уровня информационной среды, профессионализма персонала и др. при высокой насыщенности аппарат управления может быть уменьшен.

Выделяют три уровня гибности: высокая, средняя и инзкая, каждому уровню гибкости поставлен в соответствие коэффициент гибкости (Кг). Значения этих коэффициентов соответственно равны: 2; 1 и 0,5.

Знание перечисленных параметров предотвратит накапливание несоответствий между функциональной и организационной структурой управления до опасного уровня.

В результате рассмотренных параметров и характеристик, влияющих на построение ОСУ, и расчета численности персонала с учетом приведенного соотношения и таблицы можно предложить обобщенное соотношение по расчету занятости работников аппарата управления.

N

где N — количество функций; Nmax — максимальное количество выполняемых функций одним человеком; К1 фi — коэффициент сложности функции (К1фi = 1-3);  K2i — коэффициент совместимости функции (K2i = 1-3); Кзi — коэффициент занятости (Кз1 - 1,42; 2; 2,5); Kai — коэффициент актуальности (Kai = 2; 1; 0,5); K1p — максимальный коэффициент сложности функций, которые профессионально выполняет работник;  Ti — трудоемкость i функции; Тн — норматив рабочего времени работника; Нфi — коэффициент насыщенности (Нфi = 0,5; 2); Kri — коэффициент гибкости (Kri = 2; 1; 0,5).

Кроме того, в ряде литературных источников приводятся данные, ограничивающие количество выполняемых функций одним работником исходя из социально-психологических факторов его деятельности, с учетом коэффициентов сложности и совместимости функций. Эти ограничения представлены в табл. 7.

Таким образом, один человек, например, может выполнять 6 разнотипных функций 3-й сложности (творческая деятельность).

Часто аналогичные данные представляются как нормы управляемости, т. е. количество людей, которыми руководитель может профессионально управлять. В частном случае это может быть и правильным, если за каждой функцией стоит один человек.

Таблица 7. Ограничения на количество выполняемых функций